Vollständige Kriterien:
In der Praxis orientiert sich ein korrekter Zeugnisaufbau an bewährten Kriterien. So sollten neben den persönlichen Daten auch bestimmte Beurteilungskriterien vollständig aufgeführt werden. Wird zu bestimmten Kriterien keine Stellung bezogen, kann dies vom Leser unter Umständen als Weglasstechnik interpretiert werden.
Die Länge des Zeugnisses:
Darüber hinaus ist zu beachten, dass sich das Arbeitszeugnis auch an der Beschäftigungsdauer und dem Verantwortungsumfang orientiert. So kann ein nur knapp formuliertes Arbeitszeugnis, welches zwar alle Beurteilungskriterien enthält, aber für eine hochqualifizierte Tätigkeit mit einer Beschäftigungsdauer von mehr als zehn Jahren ausgestellt ist, Aussagen über eine schlechte Leistung geben. Andererseits kann ein zwei- bis dreiseitiges Arbeitszeugnis für eine einjährige Tätigkeit vollkommen überzogen wirken und als „wegloben“ interpretiert werden.
Aufbau Arbeitszeugnis:
Einleitung: In der Arbeitszeugniseinleitung befindet sich eine kurze Firmenbeschreibung, die exakte Beschäftigungsdauer, die Positionsbezeichnung und gegebenenfalls die Hierarchieebene. Des Weiteren wird hier der berufliche Werdegang des Arbeitnehmers im Unternehmen tagesgenau dargestellt.
Tätigkeitsbeschreibung: Diese soll ein genaues Bild der Aufgaben widerspiegeln und dem externer Leser korrekte Informationen geben. Übersichtlicher ist eine punktuelle Aufzählung mit Bullet Points. Allerdings gibt es hier keine Formvorschriften und es kann auch Sinn machen, hier einen Fließtext formulieren. Wichtig ist, dass die Relevanz und die Wertigkeit der einzelnen Tätigkeiten von oben nach unten verlaufen. Nebensächliche Routinetätigkeiten sollten in der Tätigkeitsbeschreibung ausgelassen werden.
Leistungsbeurteilung: Wie in der Literatur vorgeschlagen und in der Praxis bewährt, sollten folgende Aspekte möglichst der Reihe nach beurteilt werden:
Schlussformel Arbeitszeugnis: Spricht der Arbeitgeber hier Bedauern, Dank und Zukunftswünsche aus, unterstreicht dieses gute Aussagen im Arbeitszeugnis. Wird hierzu nichts erwähnt, kann das Zeugnis, trotz eines ansonsten korrekten Aufbau Arbeitszeugnis dadurch entwertet werden und auf Differenzen hinweisen.
Grundsätzlich ist der Zeugnisaussteller beim Aufbau des Arbeitszeugnisses frei, er ist also nicht an Rechtsvorschriften gebunden. Der vorherige Text gilt lediglich als bewährte Struktur aus der Praxis.