Mit der Digitalisierung nimmt die Automatisierung von Prozessen im Personalwesen stetig zu, und auch die Zeugniserstellung bleibt davon nicht verschont. Zahlreiche Anbieter preisen KI-gestützte Tools an, die Arbeitszeugnisse effizient, standardisiert und rechtssicher formulieren sollen. Doch so verlockend diese Versprechen auch klingen mögen – die automatisierte Zeugniserstellung kann nicht die gleiche Qualität und Wertschätzung bieten wie ein von Menschenhand erstelltes Arbeitszeugnis.
Die Grenzen der KI bei der Zeugniserstellung
Arbeitszeugnisse sind mehr als bloße Dokumente. Sie sollen die Leistung und den individuellen Beitrag eines Mitarbeiters präzise und wertschätzend widerspiegeln. Künstliche Intelligenz stößt hier an ihre Grenzen, da die spezifische, persönliche Komponente in standardisierten Texten häufig verloren geht. Obwohl KI schnell und kostengünstig arbeiten kann, fehlt ihr das Feingefühl für die Nuancen, die ein individuelles und faires Arbeitszeugnis ausmachen.
Warum menschliche Expertise unverzichtbar ist
- Individuelle Würdigung und Wertschätzung
Ein gutes Arbeitszeugnis geht auf die individuellen Stärken und Beiträge des Mitarbeiters ein. Nur ein Mensch kann die oft zwischen den Zeilen liegenden Botschaften erkennen und die Leistung eines Mitarbeiters umfassend und wertschätzend beurteilen. KI verwendet jedoch vorgefertigte Formulierungen, die wenig Raum für echte Differenzierung und Persönlichkeit lassen. - Subjektive Beurteilung und Nuancen.
Ein Arbeitszeugnis enthält häufig subtile Hinweise, die über die reine Leistung hinausgehen und die Persönlichkeit oder das Engagement des Mitarbeiters beschreiben. Hier zeigt sich die Schwäche von KI: Sie basiert auf festen Algorithmen und ist nicht in der Lage, solche Nuancen zu erfassen. Menschliche Personaler können hingegen – dank ihrer Erfahrung und sozialen Kompetenz – eine angemessene Beurteilung vornehmen und dem Zeugnis eine individuelle Note verleihen. - Vermeidung von Missverständnissen
KI mag Formulierungen rechtlich korrekt und standardisiert darstellen, doch ihre Ausdrucksweise kann missverstanden werden. Besonders problematisch sind etwa codierte Formulierungen, die bei Arbeitszeugnissen manchmal als versteckte Kritik verwendet werden. Ein erfahrener HR-Mitarbeiter weiß, wie er solche Codes vermeidet und stattdessen klar und unmissverständlich formuliert, was den Ruf des Unternehmens schützt und das Vertrauen der Mitarbeiter stärkt.
Menschliche Zeugniserstellung als Zeichen für Unternehmenskultur und Wertschätzung
Die Qualität eines Arbeitszeugnisses spiegelt auch die Unternehmenskultur im weiteren Sinne wider. Wenn Mitarbeiter am Ende ihrer Tätigkeit ein sorgfältig formuliertes, persönliches Arbeitszeugnis erhalten, sehen sie dies als Zeichen der Wertschätzung. Die automatisierte Zeugniserstellung durch KI kann schnell den Eindruck vermitteln, dass das Unternehmen Kosten über die Wertschätzung seiner Mitarbeitenden stellt. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels kann dies zu einem Reputationsrisiko werden, das negative Auswirkungen auf das Employer Branding hat.
Fazit: Arbeitszeugnisse gehören in menschliche Hände
KI hat zweifellos ihren Platz im HR-Bereich, insbesondere wenn es um Prozessoptimierung und Effizienz geht. Doch bei der Zeugniserstellung ist menschliche Expertise unersetzlich. Ein gutes Arbeitszeugnis erfordert ein Gespür für Nuancen, ein Verständnis für den individuellen Beitrag und die Fähigkeit, Wertschätzung zwischen den Zeilen auszudrücken – Qualitäten, die KI schlichtweg nicht leisten kann.
Letztlich sendet die Entscheidung gegen KI in der Zeugniserstellung eine klare Botschaft: Wir schätzen jeden einzelnen Mitarbeiter und sind bereit, Zeit und Mühe in die Erstellung von Zeugnissen zu investieren, die fair, individuell und wertschätzend sind. Diese Haltung stärkt die Mitarbeiterbindung und verbessert das Arbeitgeberimage – und ist somit eine Investition, die sich langfristig auszahlt.